Les outils de gestion essentiels pour votre entreprise
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Top 6 des outils de gestion pour piloter efficacement votre entreprise

Lorsque l’on débute son activité, il est indispensable de s’équiper des meilleurs outils de gestion d’entreprise. Si le choix du terminal de paiement paraît évident et déterminant pour tout commerce, restaurant ou point de vente physique, il n’est pas simple de connaître les bons outils annexes dont il faut disposer. Comprenez, ceux qui ont pour objectif de vous permettre de piloter votre entreprise efficacement et facilement. Autrement dit, de vous simplifier la vie et de vous faire gagner du temps ! Car rien n’est plus précieux quand on lance son business (et même après).

Données clients, comptabilité, facturation… Difficile de s’y retrouver.

De manière assez évidente, il est essentiel d’avoir une bonne visibilité sur vos dépenses actuelles, passées et futures, de façon à mieux gérer votre trésorerie et à mieux l’anticiper.

En ce sens, de plus en plus d’applications proposent des tableaux de bord qui vous permettent l’accès à l’ensemble de vos transactions et données. Les nouveaux acteurs du paiement l’ont d’ailleurs bien compris et ne manquent pas de développer leurs propres dashboard et logiciels.

Quels sont alors les outils indispensables à ne pas négliger ? Comment miser efficacement sur l’expérience client tout en s’assurant de booster son chiffre d’affaires de manière raisonnée et pertinente ?

Tour d’horizon des 5 outils et logiciels de gestion essentiels pour toute entreprise.

1. Un outil CRM pour votre support client

Avant toute chose, impossible de démarrer un business sans un bon outil de gestion CRM (Customer Relation Management) pour la relation client. S’il est possible de se contenter d’un tableau Excel pour débuter, cela peut vous demander un peu de temps et d’énergie pour qu’il soit régulièrement mis à jour.

Il existe bien évidemment d’autres logiciels plus performants et donc plus coûteux, comme Pipedrive. Il peut donc être intéressant de cumuler cela à vos autres outils existants en bénéficiant d’une offre 2 en 1 par exemple.

Bonne nouvelle : Yavin vous offre un service CRM en récupérant facilement le contact de tous vos clients.

Vous avez, dès lors, une bonne visibilité sur l’ensemble de vos clients avec :

  • la liste de leurs achats,
  • leurs coordonnées personnelles.

Et cela notamment grâce à l’intégration du programme de fidélité Pongo sur le terminal de paiement Yavin, pour récupérer de la donnée client facilement grâce au paiement.

2. Une application pour mieux gérer votre trésorerie

Nous vous recommandons également de vous équiper de bons outils pour la gestion financière de votre entreprise. C’est le cas de l’application Prismea qui propose un tableau de bord très pertinent pour la comptabilité de votre compte bancaire.

Au programme, une fine analyse de vos dépenses et une catégorisation automatique de vos flux selon leur nature (ventes, achats, charges, déplacements, locaux, marketing, investissements, échéances de crédit, impôts et taxes, etc.)

De quoi recenser plus facilement l’ensemble des encaissements et décaissements globaux, prévus dans l’année. L’objectif ? S’assurer que votre niveau de trésorerie reste positif chaque mois. Ultra nécessaire.

Le plus de l’application Prismea : c’est un vrai compte pro qui vous donne accès à tous les  moyens de paiements nécessaires (cartes de paiement physiques et virtuelles, virements groupés et différés, etc.) Et vous pouvez isoler un poste de dépense grâce à la création de sous-comptes. À titre d’exemple, un sous-compte relatif à la TVA, aux différents frais ou à un pôle ou projet spécifique…

Une fonctionnalité que vous pouvez coupler avec la gestion des droits au sein de votre entreprise. Autrement dit, vous pouvez attribuer une partie des tâches à certains collaborateurs, autoriser et/ou refuser l’accès à certains types d’opérations. Verdict : une meilleure gestion d’équipe et une meilleure organisation au sein des différents pôles de votre entreprise.

3. Un outil pour l’organisation et la gestion de projet

Outre la comptabilité, il est primordial de vous équiper des bons outils pour la gestion de projets. De façon à organiser au mieux vos tâches en les catégorisant, les classant et en leur attribuant des deadlines (à respecter évidemment).

Pour cela, on vous conseille le traditionnel Trello qui a pour mérite d’être très simple d’utilisation et vraiment ludique. L’outil possède une version gratuite, idéale pour débuter, pour tout chef de projet.

Autre outil tout-en-un indétrônable : Notion. Il s’agit là d’une plateforme collaborative sur laquelle vous pouvez organiser facilement vos idées et vos projets d’entreprise par pôle et par team, tout en ayant un vrai suivi de ceux-ci. De la prise de note au suivi des tâches, en passant par la gestion de projet et le partage de fichiers, Notion permet de combiner et de faire le lien entre un outil de traitement de texte, des tableaux de gestion pour l’organisation et un un outil de collecte de données. Bref, l’outil tout-en-un, facilement accessible à toutes les personnes de votre entreprise pour améliorer la gestion des tâches.

4. Un logiciel pour l’emailing et le marketing

Maintenant que l’organisation n’a plus de secret pour vous, il est important de miser sur les bons outils de gestion d’emailing. L’idée ? Communiquer efficacement sur vos produits et vos services. Car, même le plus incroyable des produits ne sera pas nécessairement reconnu à sa juste valeur si votre stratégie marketing n’est pas au point.

En ce sens, on vous conseille plusieurs solutions d’envoi de mails : 

  • Emelia pour débuter en cold emailing, lorsque votre base de données n’est pas encore très conséquente mais qui vous permet tout de même le A/B Testing,
  • Mailchimp, logiciel gratuit et ultra simple d’utilisation pour l’envoi de newsletters régulières,
  • Sendgrid pour l’envoi de newsletters personnalisées avec davantage de flexibilité que Mailchimp pour y intégrer du CSS.

Vous avez accès aux statistiques relatives à vos campagnes mails (taux d’ouverture, de clics…) avec ces trois outils pour évaluer chaque performance.

Objectif : booster votre image de marque et votre visibilité, tout en économisant beaucoup de temps et d’énergie. Tout bénef’.

5. Un logiciel de facturation pour faciliter votre comptabilité

Enfin, que vous soyez auto-entrepreneur ou dirigeant d’entreprise, il y a un outil qui n’est définitivement plus un sujet : celui qui vous permet d’améliorer votre comptabilité et vos systèmes de facturation.

En début d’activité, il est évidemment possible d’utiliser des modèles gratuits de facturation. Seulement, c’est un service relativement limité.

Nous vous conseillons donc deux outils très efficaces, testés et approuvés ! À savoir, Stripe, pour la facturation automatique via des liens de paiement et Pennylane, l’outil de facturation par excellence. À la clé, une meilleure gestion de vos ressources.

Cela vous permet réellement de simplifier votre comptabilité en classant vos factures via des catégories définies (Marketing, Frais bancaires, Logistiques, Impôts, CSM…). Le plus : avec Pennylane, vos factures sont rattachées automatiquement à une transaction, grâce au logiciel IA (Intelligence Artificielle) mis en place. À valider par la suite manuellement évidemment.

J’aime beaucoup cet outil. Toutes mes factures sont envoyées à une adresse mail que j’ai rattaché à mon compte. Hyper pratique.” Chloé, Office Manager chez Yavin.

6. Un logiciel pour gérer la rentabilité et la productivité en cuisine

La gestion en cuisine pâtit d’un manque de digitalisation. Tout comme un logiciel de caisse est maintenant primordial en salle, un logiciel de gestion doit aussi l’être en cuisine.

Avec melba, vous avez enfin à disposition un outil moderne pour gérer votre back-office culinaire ! Vous allez : optimiser vos marges, former le personnel, prévenir le turnover, diminuer le gaspillage, contrôler vos stocks, économisez sur les anomalies de livraison…

En rentrant dans les détails : avec melba, on a réussi à réduire notre food cost de 40 à 28%“, témoigne Romain Roques, fondateur de La Brigade de Véro.

BONUS : Un terminal de paiement qui vous permet de faire plus que l’encaissement

Et pour tout commerce, restaurant ou autre point de vente physique, on ne saurait que vous conseiller de vous équiper d’un bon terminal de paiement mobile.

Comprenez, une solution de paiement qui vous permet d’améliorer votre business et d’augmenter votre chiffre d’affaires, tout en favorisant l’expérience client en magasin.

Avec le terminal de paiement Yavin, vous pouvez :

  • Augmenter de 40% vos pourboires
  • Bénéficier d’un top-référencement grâce aux avis Google
  • Récolter des contacts clients directement sur le TPE
  • Proposer le ticket CB 100% digitalisé
  • Retrouver l’ensemble de vos transactions sur votre back-office
  • Proposer le paiement sans contact à vos clients

Et bien évidemment, encaisser ultra rapidement.